Projektportfoliomanagement – Individuelle Steuerung und Projektunterstützung als Erfolgsgarant! Wie Sie Ihr Multiprojektmanagement deutlich effizienter gestalten!

Liebe Entscheider, liebe Portfolio-, Programmmanager und Führungskräfte,

über die Jahre meines beruflichen Werdeganges ist mir immer wieder im Konzernumfeld aufgefallen, dass versucht wird bzw. wurde unterschiedlichste Projekte auf Portfolio- oder Programmmanagementebene durch Lenkungskreise oder ähnliches nahezu einheitlich zu managen.

Dass dies nicht wirklich sinnvoll ist, liegt auf der Hand.

Warum ist das nicht sinnvoll und was meine ich mit individueller Projektsteuerung?

Nun ja, Sie sollten ein hochkomplexes Projekt, wie z.B. den Bau einer Corona-App für ganz Deutschland, nicht gleichbehandeln wie ein sehr simples Projekt. Ein Beispiel für ein sehr simples Projekt wäre z.B. der 50. Bau einer Standard-Homepage mit Hilfe eines WordPress-Templates, durch Ihr eingespieltes Entwicklerteam.

Komplexe Projekte brauchen mehr und simple Projekte weniger Aufmerksamkeit und Unterstützung.

Dieser Artikel soll Ihnen kurz aufzeigen, wie Sie Ihr Projektportfolio effizienter managen, Zeit und Geld sparen sowie Ihre Ziele schneller erreichen können.

Wie sollte man also bei der Steuerung einer Projektlandschaft vorgehen?

Die Empfehlung lautet, analysieren Sie zunächst Ihre gesamte Projektlandschaft und Ihr aktuelles Projektportfoliomanagement, konkret bedeutet das:

1. Welche Projekte haben wir?
   -> Ergebnis: Projektliste inklusive Details zu den Projekten
2. Wie steuern und unterstützen wir aktuell unsere Projekte?
   -> Ergebnis: Transparenz zu Prozessen, Methoden, Tools, Meetingstrukturen etc.
3. Welche Transparenz haben wir zum aktuellen Status der Projekte
   -> Ergebnis: Transparenz zum Projektreporting, Status etc.

Nachdem Sie sich so einen ersten Überblick und mehr Transparenz zum Status quo geschaffen haben, sollten Sie beginnen, die Einfachheit bzw. Komplexität Ihrer Projekte zu bewerten. Helfen kann Ihnen dabei die Einordnung Ihrer Projekte in eine Stacey-Matrix. In dieser können Sie Ihre Projekte entsprechend eintragen in Abhängigkeit von:

1. Klarheit des Projektziels und der entsprechenden Anforderungen an das Projekt (y-Achse)
2. Klarheit über den zu nutzenden Lösungsansatz, um das Projektziel zu erreichen (x-Achse)

Nach Einsortierung Ihrer Projekte in die Matrix, werden Sie ein klares Bild erhalten, das Ihnen aufzeigt wie unterschiedlich Ihre Projekte sind.

Als Kernaussage gilt hier: Je komplexer Ihre Projekte sind, das heißt je weiter oben rechts in der Matrix, desto agiler müssen sie gemanagt werden.

Agiler gemanagt zu werden bedeutet, dass diese Projekte mehr Aufmerksamkeit und Unterstützung benötigen als „einfache“ Projekte, welche sich unten links in der Matrix wiederfinden würden (siehe dazu auch der Blogbeitrag: Mehrwert durch die Symbiose von traditionellem und agilem Projektmanagement und warum hybrid „In“ ist).

Das Management der Projekte sollte dementsprechend ausgestaltet werden, um so die Portfoliosteuerung maximal effizient zu gestalten.

Im obigen Beispiel sollten die Projekte 1,2 und 3 demnach von Ihnen besondere Unterstützung erfahren. Die Projekte 6,7 und 8 benötigen dem gegenüber weniger Abstimmungs- und Unterstützungsbedarf.

Fazit – Projekt ist nicht gleich Projekt und eine Gleichbehandlung aller Projekte ist nicht optimal.

Sollten Sie also gegenwärtig Ihr Projektportfolio noch recht einheitlich managen, so sollten Sie dies ändern.

Bei manchen Projekten reicht es aus, sich nur geringfügig alle paar Monate abzustimmen (siehe Grafik – Projekte 6,7,8), andere brauchen wiederum deutlich mehr Unterstützung, ggf. sogar täglich (siehe Grafik – Projekte 1,2,3). Diese Realität sollte sich in Ihrem Multiprojektmanagement wiederspiegeln.

Richten Sie also entsprechend Ihrer Steuerung aus und räumen Sie Ihren komplexeren und gegenwärtig prioren Projekten mehr Zeit in Ihren Lenkungskreisen, Gremien und Rücksprachen etc. ein. Reduzieren Sie dem gegenüber die Aufwände der Steuerung etc. von „simplen“ Projekten und empowern Sie stattdessen bei diesen mehr Ihr Team (siehe dazu auch Blogbeitrag: So entwickeln Sie Ihr Unternehmen zu einem Top-Performer im Multiprojektmanagement (MPM)).

Sie haben Interesse Ihr Multiprojektmanagement gesamthaft zu verbessern? Sehr gerne können wir uns in einen kostenlosen Erstgespräch kennenlernen und Ihre Herausforderungen und erste mögliche Lösungsansätze besprechen.

Wir freuen uns auf Ihre Nachricht an info@rpma.de oder Ihren Anruf unter: +49 178 6892464

Ihr Xavier Reckers

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PMP; MSP; PSM; PSPO; SA; PMI-ACP; Diplom Volkswirt