Complexity is the enemy of execution! Warum Simplifizierung und klare Kommunikation die Basis für schnelle Umsetzungen in Projektlandschaften und gesamten Organisationen sind

Vielleicht kennen Sie es auch. In einem Meeting wird ein gewünschter kleiner oder auch größerer Umsetzungsauftrag und ein entsprechendes Zielbild mehreren Umsetzungspartnern präsentiert.

Die Umsetzungspartner können dabei sowohl Linienmanager, Projektleiter als auch einzelne Projektmitarbeiter oder auch ganze Projektteams sein. Bei dem gewünschten Umsetzungsauftrag kann es sich zum Beispiel um die Etablierung eines neuen Tools, Reportings oder um die Einführung neuer Methoden eines Managementframeworks handeln.

Kurz wird in dem Meeting erläutert was der gewünschte Zielzustand ist und was wer nun zu tun hat. Eine kurze Q&A-Session beendet letztlich den Termin.

Bei dem Briefing entstehen in den Köpfen der Meetingteilnehmer dabei viele Fragezeichen und die Q&A-Session ist für viele auch nicht ausreichend, um alle Unklarheiten auszuräumen. Im Anschluss an das Meeting gehen die Teilnehmer auseinander und die gewünschten Umsetzungen in der Organisation beginnen. Kurze Zeit später folgt ggf. noch eine kurze Informationsmail sowie die Einladung zu einem Folgemeeting in den nächsten Wochen.

So weit so klar aber nun gibt es für die Organisation zwei mögliche Ergebnisse:

1. Das gewünschte Ergebnis wird von allen relativ problemlos erreicht
2. Das gewünschte Ergebnis wird von den meisten nicht wie geplant erreicht, es werden weitere Briefings sowie Unterstützungsleistungen benötigt und Unmut stellt sich gesamthaft ein

Woran liegt es nun, das sehr oft viele solcher Aufträge, welche Teams zusätzlich zum „Tagesgeschäft“ mitgegeben werden, nicht wie geplant umgesetzt werden?

Lessons learned – Process definition first – execution second!

In meiner beruflichen Laufbahn habe ich immer wieder Situation dieser Art erlebt. Das Muster, welches dabei meistens zu Umsetzungsproblemen geführt hat, war dabei immer ähnlich.

1. Das Zielbild und dessen Sinnhaftigkeit war von Beginn an nicht allen Umsetzungspartnern klar
2. Die Komplexität der Anforderungen war im Verhältnis zum Briefing zu hoch
3. Die weiterführende Begleitung und Unterstützung der Umsetzungspartner war zu gering
4. Die Hürde bzgl. direkter Kommunikation zwischen Auftraggeber und Umsetzern war „kulturell“ bedingt zu hoch

All diese Aspekte führen in Summe dann oft zu Verzögerungen, Nacharbeit und letztlich Unmut bei den Umsetzern und dadurch wiederrum auch beim Auftraggeber.

Was sind aus meiner Sicht aber nun die auftraggeberseitig zu berücksichtigenden Erfolgsfaktoren, um schnelle Ergebnisse und Projekterfolg zu erreichen.

1. Betrachten Sie als Auftraggeber stets die Empfängerperspektive bevor Sie Ihre Anforderungen kommunizieren und Ihre Umsetzungspartner briefen
2. Erläutern Sie stets den Grund und die Sinnhaftigkeit des Vorhabens
3. Simplifizieren Sie Ihre Anforderungen entsprechend der Kompetenzen Ihrer Umsetzungspartner
4. Kommunizieren Sie Ihre Anforderungen so klar, dass diese für alle gut verständlich und „leicht“ umsetzbar sind
5. Betonen und fördern Sie bei Ihren Briefings Ihre Sicht bzgl. agiler Projektmanagementwerte wie Kommunikation, Transparenz, Eigenverantwortung und Vertrauen (lesen Sie dazu auch unseren Artikel zu agilen Quick-Wins hier)
6. Fordern und fördern Sie entsprechend offene Kommunikation in Ihrem Umfeld, so dass keine Hemmungen aufkommen Rückfragen zu stellen etc. (lesen Sie dazu auch unseren Artikel zu besserer Kommunikation im Projekt hier)
7. Informieren Sie dazu wo weiterführende Informationen einsehbar sind und wer bei Fragen unterstütz
8. Halten Sie Prozesse und Dokumentation stets schlank, um „unnötige“ Mehrarbeit und resultierenden Unmut zu vermeiden

Fazit

Zusammenfassend möchte ich Ihnen, in Anlehnung an den Titel des Artikels, nun folgenden Leitsatz als wichtigen Impuls für das Management von vielen Umsetzungspartnern mitgeben:

Complexity is the enemy of execution!

Dieser durch den weltbekannten Coach Tony Robbins geprägte Leitsatz gilt sowohl im beruflichen als auch im persönlichen Umfeld.

Die Berücksichtigung dieses Leitsatzes, in Kombination mit einem Fokus auf sehr klare Kommunikation, wird Ihnen helfen zukünftig schneller die von Ihnen gewünschten Ergebnisse mit Hilfe Ihrer Partner zu erreichen.

Halten Sie es dementsprechend bzgl. Ihre Anforderungen zunächst stets einfach. Konzentrieren Sie sich am besten dem Paretoprinzip entsprechend zunächst auf die Anforderungen, welche Ihnen den höchsten Mehrwert liefern. Sobald diese Anforderungen dann umgesetzt sind, können Sie und Ihr Team die Umsetzung iterativ weiter treiben.

Einen weiteren zum Thema passenden inspirierenden Artikel, zum Umgang mit komplexen Projekten in Ihrer Projektlandschaft, finden Sie übrigens hier.

Sollten Sie Interesse haben die Performance Ihrer Projektteams zu verbessern melden Sie sich sehr gerne bei uns.

Wir würden uns freuen von Ihnen zu hören und mit Ihnen zu besprechen, wie wir Ihnen bei Ihren Herausforderungen helfen können.

Wir freuen uns auf Ihre Nachricht an info@rpma.de oder Ihren Anruf unter: +49 1786892464

Viele Grüße und Ihnen viel Erfolg bei all Ihren Vorhaben.

Ihr Xavier Reckers

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Xavier Reckers

PMP; MSP; PSM; PSPO; SA; PMI-ACP; Diplom Volkswirt