Man kann nicht nicht kommunizieren – richtig?
Sollten Sie diesem zustimmen, so bestätigen Sie wahrscheinlich auch, dass einem manchmal Dinge auffallen, selbst wenn Sie nicht klar ausgesprochen werden.
In den letzten Jahren habe ich häufig gesehen, dass Projekte sich unnötig verzögern, sich damit einhergehend die Stimmung im Umfeld verschlechtert aber letztlich die Ursachen, welche dafür verantwortlich sind, nicht klar genug angegangen werden. Warum ist das so?
Der Grund hierfür ist oft eine zu hohe Harmoniebedürftigkeit und damit eine Hemmung bei den Projektbeteiligten, die Dinge klar anzusprechen sowie unzureichende Prozesse, Methoden und Strukturen im Projektmanagement. So werden oft lange Zeit im Projektumfeld Themen beschönigt oder verschwiegen, obwohl offensichtlich ist, dass etwas nicht optimal läuft. Zur Folge hat dies dann letztlich nur Negatives, wie zum Beispiel:
- Verzögerungen im Projektablauf
- Budgetüberschreitungen
- Verschlechterung der Stimmung etc.
Denken Sie in diesem Zusammenhang zum Beispiel an den Bau des BER, die Elbphilharmonie oder Stuttgart 21 als klare Negativbeispiele für unsauberes und somit schlechtes Projektmanagement.
Mein Plädoyer deshalb an Sie: Scheuen Sie sich nicht davor in Ihren Besprechungen die richtigen Fragen zu stellen, auch wenn dies bedeutet Klartext reden zu müssen. Sprechen Sie Ihre Probleme und Sorgen an und sorgen Sie so dafür, dass den kritischen Punkten umgehend begegnet wird.
Stellen Sie des Weiteren durch die Art der Zusammenarbeit in Ihren Teams und mit Ihren Stakeholdern sicher, dass Transparenz und Ehrlichkeit für alle Beteiligten eine Selbstverständlichkeit ist.
Methodisches Vorgehen für systematische Transparenz – Vorgehen im direkten Zugriffsumfeld
Notwendige Transparenz können Sie schaffen in dem Sie z.B. in Ihren Daily oder Weekly Meetings Ihr Team explizit zu besonders kritischen Herausforderungen und Risiken Stellung beziehen lassen. Eine Weitere Möglichkeit ist es dies auch in Ihren schriftlichen Projektreportings abzufragen inkl. der Abfrage von entsprechenden Maßnahmen zur Reduktion bzw. Beseitigung der Themen.
Ihre Prozesse, Methoden und Strukturen im Projektumfeld müssen sicherstellen, dass Sie immer Ihre Risiken etc. klar im Blick haben und kein Projektteammitglied sich „verstecken“ und so ggf. Ihren Projektverlauf negativ beeinflussen kann.
Methodisches Vorgehen zur Risikoreduktion – Vorgehen bei „externen“ Problemen
Sollte Ihr Projekterfolg von „externen“ Einflussfaktoren/Stakeholdern abhängen, welche Sie nicht direkt beeinflussen können, so heben Sie schnellstmöglich bei entsprechender Gelegenheit die Hand. Ein Beispiel eines solchen externen Faktors wäre z.B. eine Zuarbeit eines anderen Bereichs, welche längst überfällig ist. Adressieren Sie solche Themen immer bei Rücksprachen und in Ihren Reportings. Das Ziel muss es sein, so stetig aufzuzeigen, was Sie für kritische Themen sehen, um darauf aufbauend entsprechende Lösungen herbeizuführen.
Sorgen Sie in jedem Fall immer dafür, dass klare Vereinbarungen zur Lösung Ihrer identifizierten Themen schriftlich in Ihren Protokollen, Ihrer List of open Points oder ähnlichem festgehalten werden.
Die Qualität Ihrer Fragen und das entsprechende Aufzeigen von Handlungsbedarfen zahlt letztlich immer auf den Erfolg Ihrer Projekte ein!
Des Weiteren dient Ihnen Ihre offene Kommunikation auch als Schutz, sollten Sie in einer steuernden Rolle sein.
Kein Projektmitglied oder Stakeholder wird bei einer so aktiv geforderter Transparenz begründen können, warum er oder sie nicht direkt auf die Risiken etc. verwiesen hat bzw. warum diese nicht geklärt wurden. Dies wird zu einer Reduktion negativer Überraschungen führen. Die Zeit von Melonenampeln sollte so zukünftig der Vergangenheit angehören.
Ich hoffe ich konnte Ihnen mit diesem Blogbeitrag einen Impuls geben zukünftig früher Themen kritisch zu hinterfragen und bei Bedarf auch den Finger in die Wunde zu legen.
Seien Sie mutig und neugierig, denn wer fordert fördert auch!
Sollten Sie einen externen Impuls bzw. Unterstützung in Ihrem Projektumfeld bei der Anpassung Ihrer Bestandsprozesse etc. benötigen so melden Sie sich sehr gerne bei uns. Wir würden uns freuen Sie kennenzulernen.
Ich freue mich darauf von Ihnen zu hören.
Ihr, Xavier Reckers
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PMP; MSP; PSM; PSPO; SA; PMI-ACP; Diplom Volkswirt
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