Über die letzten Jahre ist mir immer wieder ein Punkt im Projektgeschäft begegnet, der zu Problemen geführt hat und auch in verschiedenen Studien als sehr erfolgskritisch herausgestellt wurde. Dieser Punkt ist Kommunikation bzw. unzureichende Kommunikation und damit einhergehend Transparenz bzw. Intransparenz bzgl. des Status in Projekten.
Was kann man aber nun dagegen tun, dass in Folge mangelnder Kommunikation und Transparenz Schwierigkeiten und Ärger entstehen?
Nun ja, sorgen Sie für eine saubere Regelkommunikation, ein funktionales Regelreporting und ein funktionierendes Gremienmanagement.
Etablieren Sie dafür feste Regeltermine, in denen sich Ihre Projektteams untereinander abstimmen aber auch feste Regeltermine mit anderen Stakeholdern des Projekts.
Es sollte immer einen sauberen Kommunikationsfluss in Ihren Projekten und Ihrer Projektlandschaft geben, der alle „Stakeholderebenen“ miteinander verbindet und so für konstante Transparenz sorgt.
Ein sauberer Kommunikationsfluss in Ihrer Projektlandschaft könnte zum Beispiel durch die Etablierung eines Frameworks, welches ähnlich dem folgenden ist, sichergestellt werden.
Die genaue Ausgestaltung der Meetings ist in Abhängigkeit von der jeweiligen Situation bzw. dem Umfeld vor zu nehmen. Bei der Etablierung sollte auch in diesem Kontext folgender Leitsatz gelten: So viele Prozesse wie nötig und so wenige wie möglich!
Die Nutzung eines solchen Frameworks in Kombination mit agilen Methoden wie z.B. Scrum oder Kanban auf der Projektebene sollte Ihnen helfen viel unnötigen Ärger zu vermeiden.
Neben festen Regelterminen empfehle ich Ihnen in Ihrer Projektlandschaft wärmstens folgende Tools zu etablieren.
- Statusberichte, welche durch bzw. mit Ihren Projektteams kontinuierlich aktualisiert und dann im Rahmen Ihrer Gremien-/Regelmeetings gesichtet und besprochen werden
- Listen offener Punkte, welche als laufende Protokolle auf Projekt- aber auch Programm- und Portfolioebene genutzt werden sollten
Wie und warum Regelrücksprachen und Regelreportings funktionieren?
Durch die Etablierung eines solchen Management- bzw. Kommunikationsframeworks werden alle Teammitglieder zu kontinuierlicher Transparenz aufgefordert und somit auch agile Werte wie Empowerment, Vertrauen und die Kommunikation allgemein gefördert.
Sollte etwas risikobehaftet sein oder sich besondere Chancen ergeben, so hat der verantwortliche Mitarbeiter dies auch stets zu kommunizieren.
Das Ziel eines Regelreportings ist neben der allgemeinen Transparenz, über den Fortschritt im Projekt, auch bei Bedarf Unterstützung einzuholen und Entscheidungen herbeizuführen.
Es geht bei Regelreportings und Rücksprachen etc. nicht darum nur zu „kontrollieren“. Es geht vor allem auch darum Risiken und Chancen frühzeitig zu identifizieren und diesen daraufhin gemeinsam optimal zu begegnen. Das Ziel ist es so gemeinsam optimal zusammen zu arbeiten – als Team.
Ich hoffe ich konnte Ihnen den ein oder anderen Impuls zur Verbesserung der Zusammenarbeit in Ihrem Umfeld mitgeben.
Sollten Sie Unterstützung bei der Optimierung Ihrer Projektlandschaft benötigen, so melden Sie sich sehr gerne bei uns.
Wir freuen uns auf Ihre Kommentare oder eine Nachricht an info@rpma.de
Beste Grüße
Ihr Xavier Reckers
PMP; MSP; PSM; PSPO; PMI-ACP; Diplom Volkswirt
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