Mehr Erfolg in Ihren Projekten durch ein sauberes Start Setup

In den letzten Jahren habe ich häufig gesehen, dass Projekte recht formlos angestoßen wurden mit einer Art Schulterklopfen-/Handschlagmentalität getreu dem Motto „Da machen wir jetzt ein Projekt draus, übernimmst Du, ok?.“. Die Konsequenz daraus ist meistens, dass Projektlandschaften häufig etwas chaotisch und intransparent werden, da oft unter anderem die Dokumentationsbasis der Projekte fehlt. In Folge dessen wissen nach einer gewissen Zeit oft nur noch wenige was eigentlich alles in der Organisation bzw. Ihrem Umfeld los ist etc..

Um dem zu begegnen sollten gewisse Projektmanagement- und Dokumentationsstandards meiner Meinung nach immer eingehalten werden. Gerne darf auch ein „Minimum-Ansatz“ genutzt werden, denn besser als nichts ist dies auf jeden Fall.

Fordern bzw. setzen Sie Mindeststandards!

Sollten Sie ein Projekt-, Programm- oder Portfoliomanagement neu aufsetzen, so sollten Sie demnach von vornherein zumindest die notwendigsten Prozesse, Methoden und Strukturen etablieren, um so gut gewappnet ihrem Ziel entgegensteuern zu können. In Zeiten der allgegenwärtigen Agilität fragen Sie sich vielleicht warum man sich nicht iterativ entwickeln und sukzessive Strukturen etc. aufbauen sollte? Nun ja, das kann und sollte man tun,aber dennoch sind gewisse Standards sehr hilfreich, damit einem später nicht Probleme entgegenschlagen, die dadurch entstanden sind, dass nicht von Anfang an ein sauberes Setup etabliert wurde.

Beispielhaft für ein unzureichendes Setup kann z.B. ein fehlender oder unzureichender Projektauftrag, ein unzureichender Reportingmechanismus oder ein unsauber definiertes Anforderungsmanagement genannt werden.

Das Fehlen eines sauberen Anforderungsmanagements kann z.B. dazu führen, dass sich der Scope ständig erweitert, da viele Stakeholder Ihre Wünsche etc. unkontrolliert und kontinuierlich in das Projekt drücken. Ein solcher Scope Creep führt zwangsläufig zu Risiken und Problemen und hat damit Auswirkungen auf den Projekterfolg und das Projektumfeld.

Ein gutes und klares Anforderungsmanagement ist dabei sowohl bei Projekten, welche traditionell gemanagt werden, als auch bei agilen Projekten sinnvoll. Durch ein klares Framework diesbzgl. sorgen Sie bei allen Stakeholdern für mehr Klarheit zum Vorgehen im Projekt.

Die richtigen Prozesse, Methoden und Strukturen sorgen für mehr Ruhe im Projektumfeld

Was gilt es also initial nun mindestens zu tun, um Probleme, die bei einem fehlenden „Basis-Setup“ langfristig entstehen würden, zu verhindern?

Nun ja, setzten Sie ein Projektmanagement Setup/Framework auf, das langfristig für Transparenz sorgt. Nutzen Sie entsprechend Prozesse, Methoden und Strukturen die dafür sorgen, dass Ihr Team in ruhigem Fahrwasser unterwegs sein kann und alle Stakeholder nachvollziehen können, wie Sie in Ihrem Umfeld arbeiten.

Orientieren Sie sich dabei gerne an z.B. folgenden Punkten:

Projektauftragsdokumente: Setzen Sie Ihre Projektauftragsdokumente sauber auf, da diese die Grundlage für nahezu alles Weitere sind. Ein Projektauftrag samt Initialplanung ist schließlich auch ein klarer Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und sollte demnach auch entsprechend gestaltet sein.

Projektplanung und Management: Sollten Änderungen an Ihrer initialen Projektplanung vorgenommen werden müssen – was vollkommen normal ist – so machen Sie das entsprechend eines definierten Prozesses und dokumentieren Sie Ihre vereinbarten Änderungen sauber. Nur so kann die Transparenz langfristig erhalten und ein Projekt sauber gemanagt werden.

Change Management und Reporting: Nutzen Sie für Ihr Changerequest Management am besten feste Rücksprachen bzw. Ihre Gremientermine. Lassen Sie sich auch von Beginn an stets regelmäßig entsprechend zum Gesamtstatus Ihrer Projekte informieren, denn „What gets measured gets done“.

Projektzuständigkeiten: Sorgen Sie für Klarheit bei Ihren Stakeholdern, wer bei Ihnen wofür verantwortlich ist. Setzen Sie dafür z.B. bei Bedarf eine RACI-Matrix je Projekt auf (Responsibility Assignment Matrix) und sorgen Sie so für die nötige Transparenz. Für das Management bzw. den Überblick über Ihre gesamte Projektlandschaft bietet sich eine gesamthafte Projektliste bzw. ein Portfoliocockpit an.

Welche weiteren Prozesse, Methoden und Strukturen Sie nutzen sollten, um Ihre Projekte-, Programme und Portfolios von Anfang an sauber aufzusetzen, auszusteuern oder auch bestehende zu verbessern, erläutern wir Ihnen gerne.

Gute Templates etc. die Ihnen aber ggf. schon sofort helfen können finden Sie hier.

Was sind Ihre Erfahrungen? Haben Sie Fragen? Wir freuen uns auf Ihre Nachricht an info@rpma.de oder direkt hier in die Kommentare.

Ich freue mich darauf von Ihnen zu hören.

Ihr, Xavier Reckers

PMP; MSP; PSM; PSPO; PMI-ACP; Diplom Volkswirt